Portare ordine nella tua azienda

Lo scopo di questo articolo è fornirti un nuovo approccio sul come portare ordine nella tua azienda. Ne conseguirà che avrai anche un nuovo modo di vedere il disordine che, normalmente, si manifesta in ogni attività dell'uomo.

Di solito, le persone normali si danno da fare per sistemare il disordine in modo diretto, occupandosi solamente del disordine. Ma questo tipo di approccio non funziona proprio benissimo, anzi.

L'ingrediente principale per ottenere un miglioramento in qualsiasi campo consiste nel farvi ordine. Tuttavia ogni volta che ci accadrà di portare ordine nella vita di un individuo o di un'azienda ne scaturirà una certa quantità di confusione. Succederà inevitabilmente, per poi dissolversi.

La soluzione è semplice: ignorare il disordine perché è un fatto transitorio. Ciò che invece è stabile è l'ordine.

Risolvere una situazione di disordine richiede perseveranza nel voler fare ordine: gettare le armi e rinunciare sarebbe un errore. Identifica l'aspetto che ritieni prioritario, uno solo: inizia da lì e continua con perseveranza finché non vi avrai fatto ordine. Ora passa al secondo aspetto della lista e risolvi anche questa. Alla fine avrai raggiunto l'ordine e sarai padrone della situazione.

Abbiamo appena detto che appena si inizia a portare ordine, ecco che compare il disordine, salvo poi scomparire appena l'ordine si fa avanti. Purtroppo a molta persone accade che non appena il disordine comincia a farsi vedere, loro iniziano a preoccuparsi, ad agitarsi e a perdersi d'animo; spesso mollano tutto e smettono di fare ordine; se va bene iniziano da un'altra parte, altrimenti girano pagina e continuano come prima.

Ma ora che sappiamo che quando si comincia a fare ordine è molto probabile che il disordine farà la sua comparsa, come ci sentiamo? Ci sentiamo pronti, non ne saremo sorpresi più di tanto e, soprattutto, non ci abbatteremo. Sapere che per fare ordine ci vuole anche un po' di disordine ci fa sentire forti, preparati e pronti a superare le difficoltà che il disordine porta sempre con sé.

Poniamoci ora una domanda: come possiamo trattare il disordine che ci troviamo di fronte? Facendo ancora più ordine! Il segreto consiste nel continuare a fare ordine così che il disordine scompaia e noi rimarremo in un'azienda o in una situazione ordinata.

Perseveranza, ecco cosa ci vuole.

Ma se ogni volta che facciamo ordine appare il disordine, cosa possiamo fare? Se il disordine che troviamo è eccessivo, lo ignoriamo e di concentriamo sul fare ordine, che è il nostro obiettivo finale, la nostra meta.

Questo non vuol dire che se mentre facciamo ordine casca uno scaffale noi proseguiamo imperterriti: non dobbiamo essere automi al riguardo. Rimettiamo in piedi lo scaffale e continuiamo a fare ordine.

Facciamo un esempio su come potrebbe funzionare la cosa.

Supponiamo di avere un collaboratore che stimiamo capace ma che potrebbe essere più efficiente: vorremmo che fosse più attento a quello che dicono i clienti, che si ricordasse dove è stato sistemato un prodotto, che seguisse con più precisione la procedura della consegna del prodotto al cliente, oppure nella registrazione di un prodotto appena arrivato.

Lo fai presente e lui risponde che sta facendo del suo meglio (dice lui!), che si sta impegnando al massimo (dice sempre lui!) ma proprio non riesce a fare di più (non meglio, dice ancora lui!) perché ha troppe cose da fare (insiste lui!).

Questo è proprio un bel caso di disordine. Un modo di approcciare questa situazione è di essere comprensivi, di accettare le sue motivazioni come fossero reali (e per lui lo sono davvero, o no?) e di adeguare il resto dell'azienda ai suoi standard operativi.

Vero è, però, che questo tipo di approccio non migliorerà l'efficienza del collaboratore, e nemmeno della vostra azienda.

Anzi! Questo approccio recherà danno non solo all'azienda ma anche e soprattutto al collaboratore. Perché? Ti sei allineato alla confusione e al disordine che è affiorato appena hai cercato di mettere ordine in quel reparto o area.

Il collaboratore è con molta probabilità in grado di fare meglio, di essere più efficiente. Lo si può verificare dalle molte generalizzazioni di cui sono farcite le motivazioni addotte.

In altre parole andando in accordo con quanto detto dal collaboratore, stiamo accettando, e confermando indirettamente, che lui non è in grado di fare meglio, che le difficoltà che incontra sono superiori alle sue capacità.

Inoltre, ritirandoti quatto quatto dal disordine che è emerso, stai danneggiando l'intera azienda: un collaboratore più efficiente renderebbe le cose più facili all'intero gruppo di lavoro che potrebbe attirare maggiori e migliori affari.

Andare d'accordo con il disordine che si è manifestato non è un approccio eccellente.

Una massima recita: Non puoi ottenere risultati diversi se continui a fare le stesse cose nello stesso modo.

Approccio nuovo = Risultato nuovo

Vediamo come potremmo approcciare la situazione descritta nell'esempio precedente in un modo completamente diverso.

Alla richiesta formulata al collaboratore di essere più efficiente, quindi che fosse più attento a quello che dicono i clienti, che si ricordasse dove è stato sistemato un prodotto, che seguisse con più precisione la procedura della consegna del prodotto al cliente, oppure nella registrazione di un prodotto appena arrivato, lui risponde che sta facendo del suo meglio, che si sta impegnando al massimo ma proprio non riesce a fare di più perché ha troppe cose da fare.

Noi rispondiamo: Come potremmo organizzare il flusso del lavoro all'interno del reparto affinché tu sia in grado di avere il tempo necessario per ascoltare con più attenzione i nostri clienti, che tu possa seguire la procedura prevista per la consegna del prodotto con maggior facilità, che tu possa effettuare la registrazione dei prodotti appena arrivati in tempo utile per il loro rapido utilizzo? Ti ringrazio per il contributo che vorrai dare per il miglioramento del flusso del nostro lavoro.

Cosa è cambiato?

Immediatamente hai dato importanza a quello che il collaboratore ha fatto presente, evitando di emettere un giudizio sul suo comportamento attuale; quindi lo hai coinvolto riconoscendo la sua funzione all'interno del reparto; da ultimo lo hai ringraziato per lo sforzo che farà per migliorare il flusso del lavoro suo e di tutte le persone che lavorano insieme a lui.

In sostanza hai iniziato a mettere ordine nel reparto, utilizzando tutte le risorse a tua disposizione, incluso il collaboratore che ritieni non sia sufficientemente efficiente.

È probabile che nel procedere, incontrerai un po' di disordine, dovuto probabilmente alla necessità di cambiare qualcosa nel flusso del lavoro.

Cosa fai?

Continui a mettere ordine e ti accorgerai che alla fine il disordine scomparirà completamente; e avrai un reparto meglio organizzato, quindi più efficiente.

Questo processo sull'ordine e sul disordine può sembrare a prima vista molto, forse troppo semplice. Vero! Tuttavia è anche molto potente. Se sei consapevole sin dall'inizio che il fare ordine può causare disordine, e che la soluzione è continuare a fare ordine, allora il disordine non ti spaventerà più e lo accetterai come una parte del processo.

Ignora il disordine, continua a fare ordine e alla fine ti renderai conto che tutto il disordine è stato sostituito dall'ordine.